Kundeklausuler: Beskyt din virksomhed mod tab af kunder

Hvad indebærer en kundeklausul, og hvornår er det relevant for en arbejdsgiver at pålægge en medarbejder en sådan klausul? Hvilke betingelser skal være opfyldt, for at en kundeklausul er juridisk gyldig?

En kundeklausul kan alene eller i kombination med en konkurrenceklausul beskytte en arbejdsgiver mod, at medarbejderen udnytter eller misbruger sin kendskab til virksomhedens forretningsforbindelser.

Mange arbejdsgivere har enten ikke overvejet, om de har behov for at pålægge deres medarbejdere en kundeklausul, eller de aftaler kundeklausuler automatisk ved nyansættelse af især funktionærer. Derudover ser jeg fortsat eksempler på ansættelseskontrakter, hvor arbejdsgiveren ikke har opdateret sin skabelon og derfor ender med at aftale en kundeklausul, som er ugyldig, fordi den strider mod lov om ansættelsesklausuler. Denne lov omfatter kundeklausuler aftalt fra 1. januar 2016 og frem.

I denne artikel finder du hjælp og vejledning, så du som arbejdsgiver forstår, hvad en kundeklausul er, og hvordan du begynder at anvende dem. Har du allerede indgået kundeklausuler med dine medarbejdere, kan du få verificeret, om de aftalte klausuler er gyldige.

Er du administrerende direktør eller virksomhedsejer og underlagt en kundeklausul, kan du med fordel læse disse artikler: Om direktørkontrakter og Konkurrenceklausuler og kundeklausuler for direktører mv.

Kundeklausuler indgået før 1. januar 2016 er fortsat gældende efter de tidligere regler. Jeg rådgiver også gerne om disse regler.

Hvad indebærer en kundeklausul?

En gyldig kundeklausul aftalt mellem arbejdsgiver og medarbejder betyder, at medarbejderen i en bestemt periode efter fratræden ikke må tage ansættelse hos eller have erhvervsmæssig kontakt – direkte eller indirekte – med sin tidligere arbejdsgivers kunder og andre forretningsforbindelser.

Når en medarbejder er underlagt en kundeklausul, betyder det, at vedkommende i en nærmere bestemt periode efter jobophør ikke må acceptere ansættelse hos en af arbejdsgiverens kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere.

En kundeklausul kan også fastsætte, at medarbejderen ikke må have direkte eller indirekte erhvervsmæssig kontakt til sin tidligere arbejdsgivers forretningsforbindelser.

Medarbejderen må dermed heller ikke udnytte sine kontakter hos arbejdsgiverens kunder, leverandører eller samarbejdspartnere til at finde nyt arbejde eller udføre arbejde for dem hos en ny arbejdsgiver eller i egen virksomhed – selv hvis medarbejderen ikke selv har direkte kontakt til den tidligere arbejdsgivers kunder.

En kundeklausul forbyder altså ikke en medarbejder at tage ansættelse i branchen eller hos en konkurrent, medmindre konkurrenten er kunde hos den tidligere arbejdsgiver eller benytter samme samarbejdspartnere.

Som supplement til en kundeklausul kan du som arbejdsgiver også pålægge medarbejderen en konkurrenceklausul, hvorved vedkommende afskæres fra i en bestemt periode efter fratræden at tage ansættelse hos en konkurrerende virksomhed eller starte egen konkurrerende virksomhed.

Hvorfor aftale en kundeklausul?

Kundeklausuler har til formål at reducere risikoen for, at medarbejdere udnytter eller misbruger deres kendskab til virksomhedens forretningsforbindelser. Det er især relevant at aftale en kundeklausul med sælgere, der netop har tæt og personlig kontakt med virksomhedens kunder. Dog kan alle typer medarbejdere, uanset stilling, pålægges en kundeklausul.

Bemærk at konkurrenceklausuler derimod kun kan pålægges medarbejdere, som indtager en “helt særlig betroet stilling”. Læs mere herom i artiklen om konkurrenceklausuler.

Som arbejdsgiver bør du overveje, om det er relevant at aftale kundeklausuler, som kan give ekstra beskyttelse mod medarbejderes konkurrerende aktiviteter efter ansættelsesforholdets ophør. En kundeklausul vil nemlig yde en bedre beskyttelse end den, du har gennem medarbejdernes loyalitetspligt og markedsføringslovens regler.

Desuden kan en kundeklausul give en vis beskyttelse i situationer, hvor en konkurrenceklausul ikke finder anvendelse, fordi medarbejderen ikke har givet anledning til afskedigelsen. Hertil kommer, at det som del af kundeklausulen kan aftales, at medarbejderen skal betale en konventionalbod ved overtrædelse af klausulen.

Ønsket om øget beskyttelse skal naturligvis afvejes mod omkostningerne ved at pålægge en sådan kundeklausul – særligt den kompensation, som skal udredes efter ansættelsesklausulloven, hvilket uddybes nedenfor.

Det er ikke muligt generelt at fastslå, hvornår det giver mening – herunder under hensyntagen til det økonomiske aspekt – at pålægge allerede ansatte eller kommende medarbejdere en kundeklausul. Der skal altid foretages en konkret vurdering af jeres specifikke situation. Denne vurdering bistår jeg naturligvis gerne med, og du er altid velkommen til at kontakte mig, så vi kan drøfte dine overvejelser.

Gyldighedskrav

En kundeklausul aftalt efter 1. januar 2016 er kun gyldig, hvis den overholder lov om ansættelsesklausuler. Loven kræver, at medarbejderen skriftligt har modtaget oplysninger om kundeklausulen og dens indhold. Gyldighedsbetingelserne gennemgås nedenfor.

Hvem omfatter kundeklausulen?

Kun visse kunder mv. er omfattet af klausulen, nemlig de kunder og forretningsforbindelser, som medarbejderen selv har haft forretningsmæssig kontakt med inden for de sidste 12 måneder før opsigelsestidspunktet.

Arbejdsgiveren er dog forpligtet til at udarbejde en liste over alle de kunder og forretningsforbindelser, som er omfattet af kundeklausulen, og udlevere den til medarbejderen i forbindelse med opsigelsen. Dette gælder uanset, om det er medarbejderen eller arbejdsgiveren, som opsiger ansættelsesforholdet.

I praksis er det ofte medarbejderen, som udarbejder listen efter anmodning fra arbejdsgiveren, fordi medarbejderen selv bedst ved, hvem vedkommende har haft erhvervsmæssig kontakt til inden for de seneste 12 måneder. Medarbejderen skal være loyal over for dig som arbejdsgiver ved udarbejdelsen af listen, men som arbejdsgiver har du ansvaret for, at den laves, og bærer risikoen for, at den er korrekt og fyldestgørende.

Det vil sige, at hvis en kunde mangler på listen eller en kunde fejlagtigt er medtaget, får det “kun” den konsekvens, at den pågældende kunde ikke er omfattet af kundeklausulen – hele kundeklausulen bliver ikke ugyldig.

Klausulens varighed

En kundeklausul må gælde op til 12 måneder fra det tidspunkt, hvor medarbejderens opsigelsesperiode udløber. Mens medarbejderen eventuelt er fritstillet, gælder medarbejderens almindelige loyalitetspligt og ikke kundeklausulen. Det betyder, at hvis medarbejderen eksempelvis går for vidt med kontakt til kunder under fritstillingen, kan det muligvis berettige en bortvisning.

Hvis medarbejderen samtidig er pålagt en konkurrenceklausul, må kundeklausulen og konkurrenceklausulen maksimalt gælde i 6 måneder. Vil du vide mere om konkurrenceklausuler, kan du med fordel læse mit indlæg om konkurrenceklausuler.

Hvis ansættelsesforholdet på fratrædelsestidspunktet har varet 6 måneder eller mindre, kan kundeklausulen ikke gøres gældende. Dette skal også fremgå af den aftalte klausul. Bemærk at arbejdsgiveren alligevel skal betale engangskompensation, som omtalt nedenfor, hvis ansættelsesforholdet har varet mellem 3 og 6 måneder.

Ved en berettiget bortvisning er kundeklausulen stadig gældende, og arbejdsgiveren skal ikke betale nogen kompensation til medarbejderen.

Betaling af kompensation og medarbejderens tabsbegrænsningspligt

For at kunne håndhæve en kundeklausul skal der betales en kompensation til medarbejderen for påtagelse af klausulen. Kompensationen skal betales månedsvis, mens kundeklausulen gælder, med undtagelse af engangskompensationen, som omtalt nedenfor.

Kompensationssatser

• Hvis kundeklausulen gælder i op til 6 måneder, skal medarbejderen have en kompensation på minimum 40 % af sin månedsløn på fratrædelsestidspunktet
• Hvis klausulen gælder i op til 12 måneder, skal medarbejderen have en kompensation på minimum 60 % af sin månedsløn
• Hvis medarbejderen pålægges en kombineret ansættelsesklausul, altså både en kundeklausul og en konkurrenceklausul på op til 6 måneder, skal medarbejderen have en kompensation på minimum 60 % af sin månedsløn

Kompensationen skal dog ikke betales, hvis medarbejderen bliver berettiget bortvist, uanset klausulen stadig gælder.

Tabsbegrænsningspligt

Medarbejderen har en tabsbegrænsningspligt, hvilket betyder, at medarbejderen skal søge og acceptere andet passende arbejde. Hvis medarbejderen får andet passende arbejde i perioden, hvor kundeklausulen løber, vil arbejdsgiveren fra 3. måned og frem kunne reducere kompensation fra 40 % til 16 % eller fra 60 % til 24 % af lønnen på fratrædelsestidspunktet. Engangskompensationen kan ikke reduceres.

De særlige forhold for engangskompensation

Vær opmærksom på, at de første 2 måneders kompensation skal betales til medarbejderen som et engangsbeløb. Kompensationen betales sammen med medarbejderens sidste løn fra arbejdsgiveren.

Særligt gælder også, at der skal betales engangskompensation, hvis ansættelsesforholdet har varet mellem 3 og 6 måneder, selvom kundeklausulen ikke gælder.

Opsigelse af en kundeklausul

Arbejdsgiveren kan til enhver tid opsige en medarbejders kundeklausul med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, således at både klausulen og kompensationsbetalingen ophører.

Dog skal engangsbeløbet betales, hvis ansættelsesforholdet endeligt ophører mindre end 6 måneder efter, at arbejdsgiveren har opsagt kundeklausulen. Dette forudsætter dog, at fratrædelsen skyldes forhold, hvor klausulen ville være gældende.

Behov for rådgivning?

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en allerede aftalt kundeklausul er gyldig, eller om I bør pålægge allerede ansatte medarbejdere eller kommende medarbejdere en kundeklausul – herunder om det økonomisk vil være en fordel i jeres specifikke situation – står jeg til rådighed for sparring og rådgivning.